Новые правила по кассовым операциям: применение на практике

Правила ведения кассовых операций довольно сильно изменились с 1 января 2012 года. Именно с этого периода вступило в силу Положение ЦБ РФ от 12 октября 2011 г. № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ». 24 ноября 2011 года Минюст зарегистрировал новый документ, а 30 ноября он был опубликован в журнале «Вестник Банка России». Документ заменяет с 1 января 2012 года старый Порядок кассовых операций, утвержденный решением совета директоров Банка России № 40 в далеком 1993 году.

У бухгалтеров за прошедший январь возникло много вопросов по поводу нового порядка. На семинаре я расскажу, что конкретно изменилось, как эти новшества учесть в своей работе и не заполучить штраф.

Кассовая комната

Что же нового подготовил для нас Центробанк?

Прежде всего, замечательная новость – организации больше не обязаны оборудовать кассовые комнаты, а значит, их не будут штрафовать за отсутствие таковых.

Этот пережиток прошлого наконец убрали. И за сохранностью денег будут следить те, кому и положено – собственники этих денег.

Напомню, что раньше организации, которые работают с наличными деньгами, были обязаны иметь кассовую комнату. Ее нужно было сделать изолированной и укрепленной. Не важно, что офис компании состоял всего из одной комнаты и оборудовать отдельное защищенное место для кассы практически не представлялось возможным. За несоблюдение требований о наличии кассовой комнаты компании штрафовали по статье 15.1 КоАП РФ. Сумма штрафа – на должностных лиц от 4 тыс. до 5 тыс. руб., на компании – от 40 тыс. до 50 тыс. руб.

Теперь таких штрафов можно не опасаться. В Положении в принципе не говорится о кассовой комнате. Это означает, что место для работы с наличными деньгами руководитель компании может определить сам. Об этом, кстати, прямо говорится в пункте 1.2 Положения.

Но нельзя думать, что статья 15.1 КоАП РФ вообще больше не касается компаний, работающих с наличностью в кассе. Эту норму никто не отменял. Просто она больше не касается порядка специального оборудования кассовых комнат.

В то же время новые правила не отменяют мероприятия по защите кассы и сохранности наличности как таковые. Просто теперь их разрабатывает сама организация. Эта процедура должна найти отражение во внутреннем регламенте компании или просто приказе руководителя. Главное прописать требования по защите кассы, как того требует пункт 1.11 Положения.

Во внутреннем документе компании надо прописать также порядок и сроки проверки наличия денег в кассе. Как руководитель компании видит эти процедуры, так и устанавливает собственным распоряжением.

Лимит остатка кассы

Вторая хорошая новость – лимит остатка наличности в кассе будут устанавливать сами организации.

Об этом говорит пункт 1.3 Положения. Руководитель компании должен издать распоряжение об этом. Его можно оформить в произвольной форме.

Направлять распоряжение руководителя компании в банк не требуется. То есть можно вообще не извещать банк об объемах наличных денег, которые компания сочла возможным не сдавать в кредитную организацию и хранить в кассе.

Порядок расчета лимита кассы приведен в приложении к новому Положению.

Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:

L = V : P Nc,

где L – лимит остатка наличных денег (руб.);

V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период (руб.);

Р – расчетный период, за который учитывается объем поступлений этих наличных денег (раб. дн.);

Nc– период времени между днями сдачи в банк наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги.

Если у компании есть обособленные подразделения, объем «налички» надо определять с учетом поступлений от обособленного подразделения. Кстати, подразделения, имеющие расчетные счета в банках, ведут кассовые операции обособленно и устанавливают отдельный лимит кассы.

Расчетный период компания определяет самостоятельно. При этом можно учитывать пиковые объемы поступления наличности, а также динамику объемов за аналогичные периоды прошлых лет. Но важно, что расчетный период не может превышать 92 рабочих дня.

Период времени между днями сдачи в банк наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, тоже считается в рабочих днях и не может превышать семи рабочих дней. Если организация работает в населенном пункте, где нет банка, – 14 рабочих дней. Если возникает форс-мажорная ситуация (например, не дай Бог, наводнение, из-за которого отключили электричество во всем городе), то период определяется после прекращения бедствия.

Накопление денег сверх лимита допускается не только в дни выплаты зарплаты, как раньше, но и в выходные (праздничные) дни, если в этот день организация осуществляет кассовые операции.

Кроме того, выплата заработной платы теперь может осуществляться в течение пяти рабочих дней, а не трех, как было раньше.

Работа кассира

В Положении № 373-П подробно описаны взаимоотношения между кассирами и старшим кассиром.

Наконец нашлось осмысленное применение форме № КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств». В Положении этой форме присвоен номер 0310005.

Если в компании есть старший кассир, он сам должен в течение рабочего дня отражать в этой книге операции по передаче денег между ним и другими кассирами.

Записи в КО-5 вносятся в момент передачи наличности между старшими и рядовыми кассирами.

Кассир, выдающий наличные деньги, обязан иметь образцы подписей должностных лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы.

Однако не обошлось и без странностей. Например, в пункте 2.3 сказано, что кассир снабжается печатью или штампом, которые содержат реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции. Эта печать или штамп ставятся на корешок приходного ордера.

Что такое «реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции», Центробанк в новом документе не расшифровывает. И зачем эти реквизиты на печати нужны – непонятно, поскольку факт кассовой операции и подтверждается самим ПКО. Скорее всего имелась в виду печать с реквизитами организации, как и было раньше.

Индивидуальные предприниматели и кассовые операции

Свой новый порядок ЦБ РФ распространил на индивидуальных предпринимателей. Причем в проекте Положения были еще и другие лица, занимающиеся частной практикой, например нотариусы и адвокаты. Однако в итоге их пощадили и не включили в окончательный вариант документа.

Если слушатели помнят, то попытки Центробанка распространить прежние правила на индивидуальных предпринимателей производились неоднократно. Банки очень хотели получить контроль над деньгами предпринимателей. Как мы видим из Положения № 373-П, они этого добились. Кстати, отдельно в Положении говорится о распространении его норм на компании на «упрощенке». Но аналогичного правила относительно предпринимателей, перешедших на этот спецрежим, нет.

После прочтения документа у предпринимателей, как и у меня, остаются вопросы. По новым правилам ИП обязаны соблюдать порядок кассовых операций и устанавливать лимит кассы. Что такое касса у индивидуального предпринимателя, совершенно не ясно.

В какой момент деньги, которые ИП хранит у себя в кошельке, превращаются в «деньги в кассе» и в какой момент «деньги в кассе» перестают быть таковыми? Проще говоря, как определить, в какой момент предприниматель кладет деньги в карман? Непонятно, как рассчитывать лимит кассы, если у предпринимателя все деньги личные. Исключаю ситуацию с платежными агентами, речь сейчас не о них.

Индивидуальный предприниматель не обязан иметь счет в банке. Порядок кассовых операций Центробанка – не документ, который может к этому обязать. В результате таких рассуждений приходим к еще одному подводному камню нового порядка. Куда предприниматель должен сдавать сверхлимитную выручку?

Фактически, предприниматель, у которого не то что кассира, но и бухгалтера нет, издает распорядительный документ о лимите кассы для самого себя. Нелогично, но пока Центробанк не дал пояснений по новому положению, получается именно так.

Следующий вопрос. Кто может у ИП, не имеющего кассовых и бухгалтерских работников, вести учет кассовых операций. В пункте 1.6 упомянуты только кассиры, иные работники или руководитель. Предприниматель не является ни работником, ни руководителем. У него особый статус. Значит, вести учет просто некому? Тоже странный вывод. Предпринимателя к руководителю в новом Порядке никто не приравнивал, более того, из смысла пункта 1.5 можно сделать вывод, что при упоминании слова «руководитель» во всем этом документе имеется в виду именно руководитель юрлица. Выходит, ни одного кассового документа сам предприниматель выписать не может.

Тогда каким образом ИП будет забирать свои личные деньги из кассы? Более того, наличную выручку, согласно Указанию ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У, можно тратить на строго определенные цели и складывание собственных денег предпринимателя в его кошелек там не упомянуто.

Таким образом, предприниматель обязан все свои деньги сдать сначала в банк, заплатив комиссию, потом получить их обратно в кассу, опять заплатив комиссию.

А дальше что? Зарплату выдать он себе не может, он у себя не работает. Подотчет самому себе – полный абсурд, да и что прикладывать к отчету. Подобные вопросы возникают практически по каждому пункту нового Порядка. Будем ждать разъяснений.

Источник – «Семинар для бухгалтера». Лектор – Э. С. Митюкова, к.э.н., управляющий партнер консалтинговой компании ООО «Академия успешного бизнеса»