Бухгалтерский и налоговый учет представительских расходов

Деловые переговоры – это неотъемлемый атрибут финансово-хозяйственной деятельности любой организации. Ведь для того чтобы перейти к сотрудничеству с контрагентом необходимы договориться об условиях этого самого сотрудничества. Но не всегда переговоры увенчиваются успехом, часто интересы участников расходятся, и взаимного сотрудничества не получается. Не секрет, что организация данного мероприятия требует значительных затрат – именуемых представительские расходы, о них и пойдет речь в нашей статье.

Понятие представительских расходов зафиксировано в Налоговом кодексе РФ (далее НК РФ), согласно которому к ним относятся расходы на официальный прием или обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа. К представительским расходам относятся (п. 2 ст. 264 НК РФ):

• расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);
• транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете представительские расходы принимаются к учету в полном объеме и отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности в том отчетном периоде, в котором они произведены (Приказ Минфина РФ от 06.05.1999 № 33н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99» – далее ПБУ 10/99).

Отражение данных расходов на счетах бухгалтерского учета зависит от способа списания управленческих расходов (счет 26), который зафиксирован в учетной политике организации. Расходы, учтенные на счете 26 «Общехозяйственные расходы», списываются, в частности, в дебет счетов 20 «Основное производство» или могут списываться в дебет счета 90 «Продажи» (Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению» – далее План счетов).

1 способ
Дебет 26 Кредит 71, 60, 76
Дебет 20 Кредит 26

2 способ
Дебет 26 Кредит 71, 60, 76
Дебет 90/2 Кредит 26

Организации, осуществляющие торговую деятельность, в соответствии с планом счетов, представительские расходы учитывают на счете 44 “Расходы на продажу».

Дебет 44 Кредит 71, 60, 76
Дебет 90/2 Кредит 44

Налоговый учет

Представительские расходы в целях налогообложения прибыли относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ), при этом они не могут превышать 4% расходов организации на оплату труда за отчетный (налоговый) период. НК РФ определено, что место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Таким образом, налогоплательщик имеет право признать представительские расходы, даже если переговоры проводились во время ужинов в командировках в других городах, и в любое время (в том числе ночное) (Письмо Минфина РФ от 01.11.2010 г. № 03-03-06/1/675).

В п. 2 ст. 264 НК РФ содержится закрытый перечень представительских расходов, и выходить за его рамки не следует. Так, не учитываются в составе представительских расходов затраты на визовую поддержку, а также оплату авиационных и железнодорожных билетов для представителей других компаний, издержки, связанные с доставкой прибывших на мероприятие от вокзала до гостиницы, а также расходы по проживанию (Письмо ФНС России от 18.04.2007 № 04-1-02/306@, Письмо Минфина России от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235).

Если проведенные мероприятия не носят официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение официальных деловых переговоров, расходы по их проведению не учитываются для целей налогообложения прибыли (Письма Минфина РФ от 05.04.2005 № 03-03-01-04/1/157, от 01.11.2010 г. № 03-03-06/1/675).

Представительские расходы признаются при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода и имеют документальное подтверждение. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Документами, служащими для подтверждения представительских расходов (Письма Минфина РФ от 01.11.2010 г. № 03-03-06/1/675, от 13.11.2007 г. № 03-03-06/1/807), могут являться, в частности:

• приказ руководителя организации об осуществлении представительских расходов, с указанием цели;
• смета представительских расходов, программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, ФИО участников со стороны организации и со стороны приглашенных и их должностей;
• первичные документы (счет ресторана, товарные чеки, чеки ККМ, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг переводчика и т.д., включая справку бухгалтера);
• отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:
  1) цель представительских мероприятий, результаты их проведения;
  2) иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели;
• аналитические регистры налогового учета;
• расчет налоговой базы.

Расходы организации на алкогольную продукцию при проведении официального приема могут включаться в представительские расходы, в случае их осуществления в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров (Письма Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176, от 09.06.2004 г. № 03-02-05/1/49, Постановление ФАС Уральского округа от 10.11.2010 г. № Ф09-7088/10-С2).

Если переговоры не достигли поставленной цели (например, заключение соглашение), такие расходы также можно учесть в представительских расходах. Арбитры свидетельствуют в этом вопросе в пользу налогоплательщика (Постановления ФАС Уральского округа от 23 декабря 2008 г., Северо-Западного округа от 21 ноября 2005 г. № А44-1354/2005-15, ФАС Поволжского округа от 29 марта 2005 г. № А12-18384/04-С36). Кроме того, расходы налогоплательщика не могут оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата (Определение КС РФ от 04.06.2007 N 320-О-П). Для того чтобы избежать споров с налоговыми органами в случаях, если в результате встречи не достигнута поставленная цель, рекомендуется в протоколе проведения мероприятия (деловых переговоров) подробно изложить обсуждаемые вопросы, по каким их них не достигнуто соглашения, причины. Чем подробнее будет вестись протокол официального мероприятия, в связи с которым у организации возникают представительские расходы, тем менее нареканий будет со стороны налоговых органов.

Елена Перевозчикова, эксперт журнала www.rosbuh.ru