Безопасность расходов на аренду недвижимости

У тех компаний, которые не имеют собственной недвижимости, арендные платежи могут составлять существенную долю всех расходов. Но при этом часто для ускорения процесса или просто из-за безалаберности руководства “арендные” документы (договор и акт приемки-передачи имущества) оформляются постфактум или не оформляются вообще. Арендодатель-то с удовольствием принимает плату. А вот для арендатора это существенные налоговые риски – при отсутствии документов или недочетах в них инспекторы в случае проверки просто снимут соответствующие расходы. Давайте рассмотрим основные риски при аренде и “подстелим соломки”, тем более что ее предостаточно.

Аренда есть, а договора нет

Многие компании начинают использовать арендуемые помещения еще до заключения договора аренды. Люди договариваются устно, аренда не документируется, а товары уже размещены. У налоговиков в такой ситуации вполне ожидаемый подход – расходы в виде арендной платы учитывать для целей налогообложения нельзя. Ну и что прикажете делать?

Конечно, есть судебное решение, в котором суд счел допустимым учитывать расходы на аренду, даже если договор аренды отсутствует как таковой, – по его мнению, расходы на аренду можно подтвердить и платежными документами. Добавим, что в такой спорной ситуации крайне желательно иметь еще и акт приемки-передачи объекта аренды. Хотя такой акт желательно иметь и во всех остальных случаях, даже когда с договором у вас все в порядке.

Если же спорить с налоговиками вы не хотите, есть хороший способ обезопасить свои расходы на аренду. Вам нужно:

1. заключить с арендодателем договор аренды, пусть и позднее начала использования помещений;
2. оформить задним числом передачу помещений актом;
3. в договоре аренды или в дополнительном соглашении к нему предусмотреть, что его положения распространяются на период с момента фактической передачи объекта аренды арендатору (то есть вам). В таком случае арендные платежи за этот период можно учесть при налогообложении.

Мы добавим еще одно условие безопасного учета таких платежей – будет лучше, если вы будете накапливать арендные платежи и учтете их в расходах уже после подписания договора одним из двух способов:

• в периоде заключения договора;
• путем подачи уточненки за прошлые периоды фактического пользования имуществом.

Договор не зарегистрирован

Регистрация в Росреестре обязательна, если договор аренды недвижимости заключен на срок 1 год и более. Поэтому долгосрочный (от 1 года) договор до момента регистрации считается незаключенным. И арендные платежи по нему учитывать для целей налогообложения, по мнению налоговиков, нельзя.

Возможные действия в такой ситуации:

• все-таки зарегистрировать долгосрочный договор;
• или разбить его на краткосрочные договоры (до 1 года) и пролонгировать их по мере необходимости;
• или заключить бессрочный договор.

Обратите внимание, что бессрочный договор аренды (по которому арендатор имеет право “выгнать” вас, предупредив за 3 месяца) в госрегистрации не нуждается. Против учета расходов по таким договорам налоговики не возражают, хотя время от времени и бывают перегибы на местах, приводящие к спорам в суде.

Если же ничего из перечисленного вы не сделаете, есть риск, что налоговики расходы снимут и за них нужно будет судиться. Хотя суды будут на вашей стороне.

Договор есть, а объект еще не зарегистрирован

Бывает, что на строящийся или построенный объект недвижимости еще не получено свидетельство о регистрации права собственности, но его отдельные части (помещения) уже вовсю сдаются в аренду. Это крайне неприятная ситуация для арендаторов, так как Минфин полагает, что:

1. объектом договора аренды недвижимости могут быть только законченные строительством объекты, на которые их владелец получил свидетельство о праве собственности;
2. расходы на аренду незарегистрированного объекта не подтверждены.

В такой ситуации в случае спора вам лучше ссылаться на более ранние, выгодные вам разъяснения ФНС и столичных налоговиков и судебную практику.

Договор аренды истек, но вы еще не съехали

Возможны два варианта.

Вариант 1.

Вы и не собираетесь съезжать. То есть договор аренды у вас истек, но ни вы, ни арендодатель не собираетесь прекращать отношения (вас не выселяют, вы стабильно вносите арендную плату в согласованном размере). Тогда подтверждением ваших расходов служит прежний договор аренды. Ведь если ни одна из сторон не заявила обратного, то такой договор аренды автоматически считается возобновленным на неопределенный срок. Это прямо следует из ГК РФ, да и Минфин сам говорит об этом в своих разъяснениях. Или же можно продлить договор, что называется, “на бумаге” или вовсе заключить новый.

При этом имейте в виду, что вам может быть выгоден именно вариант возобновления старого договора. Ведь возобновленный договор не надо регистрировать в Росреестре, даже если он был долгосрочным <19>. Кроме того, у вас могли быть неотделимые улучшения в арендованную недвижимость. Тогда есть основания после возобновления договора продолжить их амортизировать и далее. А вот если вы подпишете новый договор аренды, то налоговики сочтут начисление амортизации по неотделимым улучшениям незаконным.

Вариант 2

Вам просто нужно время на поиск нового объекта, переезд, а арендодатель пошел навстречу и не настаивает на немедленном возврате объекта. При этом и продлевать договор он тоже не намерен. Разъясняя похожую ситуацию, Минфин недавно заявил, что раз уже нет действующего договора, то нет и расходов на аренду. Как тут лучше поступить, решайте сами.

Договор аренды, возобновленный на неопределенный срок, имеет очевидный минус – арендодатель может в любой момент потребовать освободить помещения, предупредив об этом арендатора за 3 месяца.

Способ 1

Вы можете оставить все как есть и в случае спора привести такие аргументы. Во-первых, если у вас есть письмо от арендодателя, в котором он отказался возобновлять договор, но оговорил условия, на которых вы временно занимаете помещения, то можно утверждать, что у вас есть договор при отсутствии письменной формы – соглашение о цене. И суды в похожих ситуациях исходят из того, что если арендодатель принимает плату за фактическое пользование имуществом, то соглашение о цене пользования имуществом достигнуто. А раз так, то ваш расход подтвержден.

Во-вторых, в другом свежем разъяснении (но уже для арендодателей) у Минфина иная точка зрения: если после расторжения договора арендатор возвратил объект несвоевременно, то арендодатель “вправе потребовать внесения арендной платы” за все время просрочки. Так же квалифицируют такие платежи и суды. А раз у арендодателя это доход именно в виде арендной платы, то логично предположить, что для арендатора это соответствующий расход.

Способ 2

Можно не рисковать и подписать с арендодателем краткосрочный договор аренды, хотя бы постфактум, то есть после выезда. Ведь арендодателя это ни к чему не обяжет.

Платим за аренду, но не въезжаем

Еще одна крайне спорная ситуация – вы по каким-то соображениям арендовали имущество, но в течение определенного времени его не используете.

Как известно, налогоплательщик не должен доказывать экономическую целесообразность, рациональность и эффективность расходов. Наоборот, это налоговые органы должны доказать, что те или иные расходы в данных обстоятельствах необоснованны.

Но если при проверке выяснится, что объект вы никак не использовали, то сначала налоговики снимут у вас расходы и доначислят налог, а уже потом вам придется обжаловать их претензии. И не факт, что суды с вами согласятся.

Если вы все-таки начали, пусть и позднее, или даже только планируете начать использовать объект, то тут суд, может быть, и признает обоснованность расходов на его аренду. Но если вы вообще не использовали арендованный объект и не можете подтвердить необходимость в нем, то суд проиграете.

Так что лучше заранее приготовить объяснение для налоговиков, почему вы начали арендовать объект раньше, чем начали его использовать. Или же сразу начать пользование объектом, пусть и иным, нежели вы предполагали, образом.

Вариант 1

Можно дать такие объяснения (на выбор):

• этот объект пришлось арендовать заранее, поскольку в ближайшее время он мог “уйти” с рынка. Подтвердить этот факт могут письма арендодателя, излагающего эти обстоятельства. Поэтому вы и готовы были оплачивать аренду, что называется, вхолостую;
• наличие таких резервных объектов является необходимым условием вашей деятельности. Например, значительный товаропоток заставляет вас держать резерв складских помещений и так получилось, что данный резерв из-за конъюнктуры или более эффективной логистики не понадобился;
• арендовать объект сразу на длительный срок выгоднее (и надежнее), чем сделать это только на период, когда появится необходимость в его использовании;
• вы физически не использовали объект, но вели целенаправленную подготовку для этого, например планировали новое производство, закупали оборудование и т.д. Даже Минфин в такой ситуации считает обоснованными расходы на аренду и предлагает учитывать их как расходы на освоение новых производств по подп. 34 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Вариант 2

Временно используйте арендованный объект как место хранения принадлежащего вашей организации имущества – тут налоговикам будет трудно утверждать, что он не используется в предпринимательской деятельности.

Вариант 3

Заключите договор на незначительный ремонт арендованного объекта. Пусть он будет копеечным, но длительным, чтобы у вас было обоснование невозможности использования объекта вплоть до окончания ремонта. Ведь обязанность по текущему ремонту помещения возлагается на арендатора, если иное не предусмотрено договором. И если вы, как арендатор, решите, что для полноценного использования объекта нужен такой ремонт, то это ваше полное право.

Вариант 4

Временно сдайте арендованный объект в субаренду, пусть и по меньшим расценкам, чем ваши затраты на аренду. В этом случае вы однозначно используете объект для предпринимательской деятельности. Но помните, что на субаренду нужно получить согласие арендодателя или сразу предусмотреть его в договоре.

Напоследок

Лучше не давать налоговикам повода придраться к расходам на аренду, а для этого нужно иметь и полноценный договор, и все остальные документы по объекту. Кроме того, без действующего договора аренды вы несете значительные гражданско-правовые риски – вас могут выселить в любой момент.