Ответы на вопросы о путевых листах

Путевой лист и особенности его заполнения – туманная область для большинства ИП, которые работают по принципу “сам себе бухгалтер, сам себе водитель”. Ответы на шесть актуальных вопросов по путевым листам опубликовал журнал “Главбух”, приводим их ниже.

Мы выделили самые популярные вопросы бухгалтеров о путевых листах.

Кто обязан оформлять путевые листы унифицированных форм?

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Применять их обязаны только автотранспортные предприятия. Остальные компании вправе, но не обязаны использовать эти бланки.

Можно ли использовать путевой лист свободной формы?

Вы можете разработать собственный бланк путевого листа. Применение нетиповых путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Форма путевого листа, разработанная организацией самостоятельно, должна включать в себя все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 (например, номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и т. д.) (письмо Минфина России от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161). А также отвечать требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

В «собственном» бланке путевого листа вы можете указывать любые данные, необходимые для учета вашей бухгалтерии.

Надо ли оформлять новый путевой лист каждый день?

Необязательно. Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца.

Однако, если ваша компания относится к категории автотранспортных предприятий, то путевые листы надо оформлять каждый день. На более длительный срок они выдаются только при командировках.

Можно ли оформлять два путевых листа на одну машину, если на ней работают два водителя?

Да, можно. Хотя закон не запрещает вписывать в один лист несколько фамилий.

Надо ли подробно указывать маршрут следования?

Да, иначе инспекторы могут усомниться в реальности затрат на ГСМ. Недопустимы записи типа «поездки по городу». Если автомобиль эксплуатируется в пределах одного населенного пункта, в путевом листе следует указать каждый адрес, где побывал водитель. Кроме того, нужно указывать время выезда, прибытия и километраж на протяжении всего маршрута следования.

Как долго надо хранить путевые листы?

Оформленные путевые листы храните в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).

Вот что в малом бизнесе нельзя сделать самостоятельно, так это ремонт электродвигателей. Для ремонта электродвигателей вашего оборудования привлекайте только квалифицированных специалистов, это продлит срок службы техники.