Пропали документы бухгалтерского учета. Что делать?

В последнее время вопрос о хранении бухгалтерского учета становится более актуальным. Все организации независимо от их организационно – правовых форм обязаны обеспечивать хранение документов бухгалтерского учета, а именно: первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую отчетность и другие документы, предусмотренные законодательством РФ.

В соответствии со ст.17 Федерального закона от 21.11.1996 года за № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” организации обязаны хранить документы бухгалтерского учета в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Хранение документов бухгалтерского учета регулируется Федеральным законом “Об архивном деле в РФ” от 22.10.2004 года за № 125-ФЗ.

При этом Налоговый кодекс, а именно п.п.8 п.1 ст. 23 НК РФ предписывает налогоплательщикам обязанность обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов подтверждающих полученные доходы в течение четырех лет.

Однако многие руководители организаций сталкиваются с проблемой пропажи, порчи первичных документов бухгалтерского учета и не знают, как вести себя в данной ситуации. Ведь в соответствии с Федеральным законом “О бухгалтерском учете” ответственность за сохранность и организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. В связи с чем, у многих руководителей организаций возникает резонный вопрос “Что делать, и какие действия нужно предпринять?”.

В соответствии п.6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете утвержденным Министерством финансов СССР от 29 июля 1983 года за № 105 в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора, и других органов. По окончании работы комиссии составляется соответствующий акт, который утверждается руководителем организации, предприятия, учреждения. Копия акта направляется в структуры, принимавшие участие в расследовании.

Дальнейшие действия организации или его руководителя будут зависеть, от характера пропажи, порчи, или утраты документов. Если утрата документов будет признана невосполнимой потерей, то об этом нужно уведомить налоговые органы. При этом организация должна будет предоставить доказательства и причины утраты первичных документов. В качестве доказательств могут послужить, акты расследования комиссией причин пропажи, утраты документов, иные документы, выданные соответствующими органами.

Однако следует помнить, что подобные действия не урегулированы законодательством, и оценка доказательств утраты, порчи документов будет даваться налоговыми органами. Также следует помнить, что организация в случаях утраты, или порчи документов бухгалтерского учета не должна сидеть “сложа руки”, а немедленно принимать меры по расследованию причин утраты или порчи документов бухгалтерского учета и их восстановлению, в противном случае в соответствии со ст. 18 Федерального закона “О бухгалтерском учете” от 21.11.1996 года за № 129-ФЗ “Руководители организаций и другие лица, ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета, в случае уклонения от ведения бухгалтерского учета в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и нормативными актами органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета, искажения бухгалтерской отчетности и несоблюдения сроков ее представления и публикации привлекаются к административной или уголовной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации”.

Авторы этих рекомендаций с удовольствием помогут вам по всем налоговым вопросам. Обратиться к ним можно по телефонам 8-495-517-32-77, 8-926-535-91-91, или на сайте www.legalbis.ru.