В наше время этикету письменной речи уделяется особое внимание. Если вы планируете написать кому-то деловое письмо, то последуйте нижеприведенным советам.
Независимо от того, куда вы пишете письмо – в другие компании, клиентам, поставщикам, государственным органам и т.д. – формат и оттенок письма должны быть составлены профессионально. Вам нужно быть вежливым и внимательным.
1. Уделите внимание приветствию
Приветствие стоит в начале любого письма и это первая вещь, на которую получатель обращает внимание. Если получатель письма неизвестен вам, постарайтесь выяснить, к кому надо обращаться, запишите его имя правильно и без ошибок. Только в самом крайнем случае отправляйте письмо без упоминания конкретного получателя! Конечно же, укажите должность получателя и обратитесь к нему как к уважаемому господину.
2. Обращайте внимание на грамматику и орфографию
Когда получатель прочитает неграмотное письмо, его мнение о вас, как о профессионале, значительно понизится. Вряд ли вы добьетесь поставленных целей. Избегайте этого!
3. Будьте кратки
Если письмом вы заказываете медные трубы для водопровода и водоснабжения, не растекайтесь “мыслью по древу” – пишите четко и понятно: “Прошу принять заявку на медные трубы для водоснабжения в количестве … и т.д.)”.
4. Ясно обозначьте цель вашего обращения в конце письма
5. Заключение
После того, как вы завершили ваше письмо, поставьте заключительное приветствие. Можно просто написать «Искренне ваш», «С уважением» и т.д.
Эти правила в последнее время применяются и при написании электронных писем. Постарайтесь почаще использовать их, поскольку многие бизнесмены придают этикету деловых писем огромную роль.