Руководство: инвентаризация рабочего времени

Руководители знают, что периодическая инвентаризация рабочего времени повышает эффективность его расходования и выявляет провалы в графике. Какие признаки указывают на временные проблемы в работе? Проводя инвентаризацию времени, необходимо:

1. Проанализировать использование времени во всех видах деятельности, в которых принимал участие руководитель. При этом можно анализировать сильные или слабые стороны и рассматривать позиции с положительной или отрицательной точки зрения. Рекомендуется использовать таблицы анализа видов деятельности и затрат времени, а также запись дневных помех.
2. Проанализировать временные потери. Для чего нужно вспомнить детально весь рабочий день и понять, на что было потрачено больше времени, чем для решения задачи необходимо. Только при таких условиях можно понять, какие временные ошибки были допущены.

Практика показывает, что для решения многих проблем руководителю следует провести инвентаризацию рабочего времени за несколько дней работы, а затем проанализировать свой стиль работы и выявить причины дефицита времени.

Симптомами временной проблемы являются следующие признаки:

• отсутствие на текущий день четкого расписания работы, когда руководитель не в курсе, что ему необходимо выполнить сегодня – проверить залы для семинаров или провести деловые встречи, и какие дела являются первоочередными;
• секретарь (помощник) плохо ориентируется в делах своего шефа;
• несвоевременные ответы на деловые письма;
• работа над деловой документацией дома из-за недостатка рабочего времени в течение дня;
• непрерывные помехи в работе из-за частых телефонных звонков и вопросов посетителей, когда руководитель пытается общаться со всеми сам;
• постоянное выполнение задач самостоятельно без привлечения своих подчиненных, частично из-за убеждения, что самостоятельно он сделает лучше и так будет надежнее;
• скопление рутинных дел, решая которые, руководитель утопает в мелочах;
• торопливость в выполнении мероприятий со стороны высшего руководства, вызванная несвоевременным началом работы над ними.