Этапы создания электронного архива

Электронный архив – программа, которая сегодня часто устанавливается компаниями для оптимизации документооборота. Установка такой программы требует незначительного количества времени, но выполняться должна при этом в определенной последовательности. Количество этапов, в которых возникает необходимости при создании программы, может быть разное. Все это зависит от того, кто будет данный проект выполнять и какие требования к работе программы ставит сама компания. Но в целом этапы идут в такой последовательности.

Этап первый – обследование компании. Итогом такого обследования должен стать документ, который позволяет отразить текущее состояние документов для архива, их количество, взаимосвязь. Также обязательно нужно уточнить взаимосвязь между отделами компании и интеграции с другими программами, которыми необходимо дать доступ для архива. В учет принимается и уровень подготовки сотрудников.

Этап второй – установка системы электронного архива. При этом необходимо закупить оборудование, которое понадобиться для ввода и подготовки данных, а также для защиты данных.

Третий этап – это собственно наполнение системы. Это процесс самый трудоемкий. Выполнять наполнение системы можно при помощи сканирования документов или при использовании ручного ввода информации в систему.

И заключительный этап – интеграция архива электронного с архивом бумажным. На этом этапе нужно выбрать признаки систематизации для электронных и бумажных документов.

Не забудьте включить в электронный архив резюме кандидатов на ваши вакансии. Так вы легко сможете отыскать человека нужно квалификации при необходимости.

Вы можете оставить отзыв, или обратную ссылку с вашего сайта.

Отправить коментарий

Я не робот.